Cuando se habla sobre la adaptación de las empresas al entorno digital el pensamiento se centra, la mayoría de veces, en la interacción con el usuario a través de las redes sociales: Facebook, Youtube o Instagram.
El tema suele direccionarse hacia el comercio electrónico y el robustecimiento de la marca; sin embargo hay otro campo del entorno digital que atañe a las empresas y que cada día cobra más fuerza al interior de las mismas. Se trata de la gestión documental, la cual tiene como objetivo fundamental hacer eficiente los procesos internos.
Antonio Royo, gerente de Urgencias Tecnológicas, precisa que algunos mitos retrasan la transición de las empresas hacia la era digital. Algunos de ellos giran sobre el supuesto costo excesivo que conllevaría este paso y otros, sobre el pensamiento equivoco de que no todos los negocios aplican a la era digital.
“Lo único que se consigue con el consentimiento de estas falsas creencias es el letargo de la empresa en el tiempo”, recalca Royo.
El especialista explica que algunas compañías no consideran imprescindible el uso de un software para archivar documentos y otras se desaniman porque los beneficios no se observan en un corto plazo, sino en un mediano y largo plazo.
BENEFICIOS
Lo primero que hay que aclarar es que la gestión documental se refiere a los procesos que tienen que ver con los documentos o archivos electrónicos dentro de una compañía. En palabras más sencillas es digitalizar todos los papeles (facturas, contratos, hojas de vida, historias clínicas, cotizaciones, documentos de identidad, escrituras, etc) para conservarlos de manera electrónica.
El proceso no culmina con la digitalización. Lo ideal es hacerlo con un software que impida, sin previa autorización de la compañía, modificar tales documentos.
“Muchas empresas envían los contratos a sus clientes para que sean firmados y cuando los reciben de vuelta no tienen en cuenta hacer una revisión para detectar si han sido modificadas algunas clausulas de dicho contrato. Esto podría detectarse fácilmente con un software adecuado. Otro proceso que facilita la digitalización es tener un historial a la mano y completo de las hojas de vida de sus empleados, de sus semanas de cotización en salud y pensión; entre otros items”, explica Antonio Royo.
Otro de los ejemplos que precisa el especialista hace referencia al tiempo que ganan los procesos internos de una empresa cuando digitalizan todos sus archivos.
“La transición de las empresas a la era digital trae algunos contratiempos en el personal; desde los directivos hasta el empleado de más bajo rango porque ello implica cambios de hábito de trabajo, capacitaciones y un poco de esfuerzo laboral, en la etapa de la digitalización y organización del archivo. Asimilar todo este proceso y reacomodarse a estas nuevas formas de trabajo gasta más o menos seis meses”, comenta Royo.
Luego que se supera la faceta dura de la transición la empresa empieza a disfrutar de los beneficios. Una ventaja adicional, a las ya mencionadas, es que los costos administrativos pueden reducirse hasta un 15%.
